Yazışma Yönetmeliği
-
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Yazıların Bölümleri
-
Başlık ve amblem
Madde 9
Başlık, yazıyı gönderen teşkilat kademesinin/birimin adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir. Başlık, kâğıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra AK PARTİ’nin açık adı büyük harflerle, ikinci satıra ise teşkilat kademesinin/birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez (Örnek:1-A,B).
-
Sayı ve evrak kayıt numarası
Madde 10
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir. Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki “SAYI:” yan başlığından sonra yazılır. SAYI yan başlığından sonra il trafik numarası ve teşkilat kademesinin/ birimin kod harfleri araya kısa çizgi ayracı (-) konularak yazılır. Genel Merkezdeki birimler, il trafik numarasını yazmaksızın sadece birim kod harflerini kullanırlar. Daha sonra kısa çizgi ayracı (-) konularak içinde bulunulan yıl rakamla yazılır. Bundan sonra eğik çizgi ayracı (/) konularak giden evraka teşkilat kademesi/ birim tarafından verilen giden evrak numarası her yıl birden başlanarak sıra ile verilir. Genel Merkezde Genel Sekreterlikte, il başkanlığında ise il sekreterliğinde tutulan ve giden evrakın kaydedildiği Giden Evrak Kayıt Defterine, gönderilen evrakın her yılın başından itibaren 01’den başlanarak genel evrak sıra numarası verilip kaydı yapılır. Bu kayıtta evrakın tarihi, birimi ve gideceği yer de belirtilir. İlçe ve beldelerde de benzer şekilde işlem yapılır. Ancak, nüfusu 5000’in altındaki beldelerde yazışmalar belde başkanlığınca yapılır. Genel evrakta verilen sıra numarası teşkilat kademesi/birim tarafından verilen giden evrak numarasından sonra araya eğik çizgi ayracı (/) konularak yazılır (Örnek: 2-A-D). Yazışmalarda işbu Yönetmelikte belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.
-
Tarih
Madde 11
Yazının, yetkili tarafından imzalanarak ilgili teşkilat kademesinden/birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tarih, evrakın genel evraka kaydı esnasında yazılır. Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına eğik çizgi ayracı(/)konularak yazılır (Örnek: 3-A).
-
Konu
Madde 12
Konu, sayının bir aralık altına “KONU:” yan başlığından sonra, başlığın orta hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve kısa bir şekilde ifade edilir (Örnek:3-B).
-
Gönderilen makam
Madde 13
Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş, teşkilat kademesi, birim ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre ikidört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. Yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir. Kişilere yazılan yazılarda; “Sayın” kelimesinden sonra alt satıra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır (Örnek: 4).
-
İlgi
Madde 14
İLGİ, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. “İLGİ:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna büyük harflerle yazılır. İLGİ’de yer alan bilgiler bir satırı geçerse, “İLGİ” kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İLGİ’nin birden fazla olması durumunda, a,b,c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti “)” konularak kullanılır. İLGİ’de, “ tarihli ve sayılı” ibaresi kullanılır. İLGİ’de, yazının sayısı, teşkilat kademesinin veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İLGİ, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir (Örnek:5).
-
Metin
Madde 15
Metin, İLGİ’den sonra başlayıp imzaya kadar süren kısımdır. Metne, İLGİ’nin son satırından itibaren iki aralık, İLGİ yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır. Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır. Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır (Örnek: 6-A ). Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir. Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 - yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır. Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzunda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. Alt makama yazılan yazılar “Rica ederim.” üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arzederim.” üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “Arz ve rica ederim.” biçiminde bitirilir (Örnek:6-B).
-
İmza
Madde 16
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi, yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar. Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır (Örnek:7-A). Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı “Başkan a.”, “Genel Başkan a.” ve “İl Başkanı a.”, biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır (Örnek:7-B). Yazı vekâleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekâlet bırakanın makamı “Başkan V.”, “Genel Başkan V.” ve “İl Başkanı V.” biçiminde ikinci satıra yazılır (Örnek:7-C). Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda (Örnek:7-D); ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır (Örnek:7-E).
-
Onay
Madde 17
Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. “OLUR”un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır (Örnek:8-A). Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arzederim.” ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır (Örnek:8-B). Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.
-
Ekler
Madde 18
Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “EK/EKLER:” ifadesinin altına yazılır. EK adedi birden fazla ise numaralandırılır (Örnek:9-A). EK listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada EKLER liste halinde gösterilir. Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, “EK konulmadı” ya da “EK-.... konulmadı”, bazı eklerin konulması durumunda ise, “EK-.... konuldu” ifadesi yazılır (Örnek:9-B).
-
Dağıtım
Madde 19
Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. EKLER’den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna “DAĞITIM:” yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER ‘in yerine yazılır. Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla yazılır. “Gereği” kısmı dağıtım başlığının altına, “Bilgi” kısmı ise aynı satırın sağ tarafına yazılır. “Bilgi” kısmı yoksa teşkilat kademeleri/birimler “DAĞITIM” başlığının altına gönderilen protokol sırasına göre yazılır (Örnek:10-A,B).
-
Paraf
Madde 20
Yazının kalan nüshası, yazıyı hazırlayan veya imzaya sunan merci tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır. Yazıyı paraflayan kişilerin ünvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır. Birden fazla sayfalı yazılarda paraf son sayfada açılır (Örnek:11).
-
Koordinasyon
Madde 21
Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan birim yetkilisinin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir. Koordinasyon yazının aslında da yer alır (Örnek:12).
-
Adres
Madde 22
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen teşkilat kademesinin/birimin adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Gerektiğinde, yazının gönderildiği teşkilat kademesinin/birimin, yazı ile ilgili daha ayrıntılı bilgi alabilmesi için, irtibat kurulacak görevlinin adı, soyadı ve ünvanı adres bölümünün sağında belirtilir (Örnek:13).
-
Gizli yazılar
Madde 23
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi yazının üst ve alt ortasına kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre belirlenir (Örnek:14).
-
İvedi, günlü ve tekit yazıları
Madde 24
Öncelik verilmesi gereken durumlarda, yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu hususu ise sayfanın sağ üst kısmında kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir. Yazıyı alan, bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür (Örnek:15). Yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda tekit yazısı yazılır.
-
Sayfa numarası
Madde 25
Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir (Örnek:16).
-
Aslına uygunluk onayı
Madde 26
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa, örneğinin uygun bir yerine “ASLININ AYNIDIR” ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir (Örnek:17). Üçüncü bölümde belirtilen usule göre düzenlenmiş yazı örnekleri Örnek: 18,19. 20 ve 21’de bir bütün olarak gösterilmiştir.
-
